Privacy beleid en gerelateerd

jouw persoonsgegevens; inzien, wijzigen, verwijderen, cookies en meer

Privacy en aanverwant

Stichting Reiki Ryoho gaat uiterst voorzichtig om met de persoonsgegevens van de aangesloten beroepsbeoefenaars en de bezoekers van de registers.

Hieronder staat een overzicht van de persoonsgegevens die wij bijhouden. Dit bestaat voornamelijk uit algemene (dus niet gevoelige) informatie. De wijze van opslag en beveiliging kan je hier vinden, en ook staat hier informatie over wat we met deze gegevens doen en wat wij er zeker nooit mee doen.

Verder uitgebreide informatie over de mogelijkheden die je hebt om:

  • De gegevens van en over jou in te zien
  • Een deel van de informatie over jou te laten aanpassen
  • De informatie over jou (deels of geheel) te laten verwijderen
  • Aan te geven dat er niets extern mag worden doorgegeven (en de uitzonderingen daar op)
  • wanneer gegevens niet zomaar kunnen worden aangepast of verwijderd
  • Wat de procedures zijn en wanneer wij uiterlijk reageren

Welke persoonsgegevens houden wij bij

Wat we bijhouden van geregistreerde beroepsbeoefenaars

  • Volledige naam
  • Adres voor post en fiscale verplichtingen
  • Email adres voor communicatie
  • Telefoon nummer om je te kunnen bellen indien er iets is
  • Gevolgde opleiding(en) en indien nodig kopie certificering.
  • Specialisaties, onder andere in verband met plaatsing in het juiste register
  • Financiële status betaling van de nota’s van de stichting
  • Cookies: onze website maakt geen gebruik van cookies die individuele persoonsgegevens onthouden en opslaan. Alleen voor navigatie en google wordt gebruik gemaakt van z.g. analytische cookies. (deze zijn niet gebonden aan een naam of adres, dus iemands privacy wordt niet aangetast.)
  • De formulieren op de website verzamelen naast jouw persoonsgegevens ook: jouw IP adres en het gebruikte OS.

Welke persoonsgegevens gebruiken we waar?

We begrijpen dat je wilt weten waar je gegevens gebruikt worden.

Hierbij maken we onderscheid tussen ‘gewone’ gegevens zoals naam, adres, email en telefoon nummer en de cursussen of opleidingen die je gevolgd hebt, en ‘gevoelige informatie’ zoals een aandoening op fysiek of mentaal gebied, medicijnen en dergelijke.

  • Gewone informatie wordt gebruikt op lijsten van beheerde registers
  • Gevoelige informatie komt eigenlijk nooit op een lijst terecht. De informatie wordt alleen gedeeld met een medewerker om deze te informeren indien het van belang is of voor overleg met de betrokkenen. daarbij wordt zo minimaal mogelijk informatie gedeeld en op individuele basis, dus geen hele lijst van personen.
  • Je naam en email adres worden eenmalig toegevoegd aan de mailingslijst.
  • Onze mailinglijst voor nieuwsbrieven is extern gehost en is apart van de database met aangeslotenen. Dat wilde zeggen dat er geen rechtstreekse of permanente link is tussen de mailinglijst en onze database. Voordeel daarvan is dat het onmogelijk is dat er middels een fout onbedoelde informatie gedeeld kan worden / in de mailinglijst terecht kan komen.
  • Noot: als iemand informatie vraagt over een aangeslotene die qua vragen verder reikt dan de informatie die thuishoort in het beroepsregister, wordt deze pas verstrekt na nadrukkelijke toestemming van de aangeslotene zelf.

Bewaartermijn

  • Omdat jouw gegevens ook na langere tijd nodig kunnen zijn om aan te tonen of je deel uitmaakt of was van een beroepsregister en of eventuele klachten over jou zijn afgehandeld en hoe, zullen we jouw dossier bewaren.
  • Voor bepaalde gegevens zoals naam, adres, nota’s, betalingen en de afhandeling van klachten is er een minimale bewaartermijn i.v.m. wettelijke en fiscale verplichtingen. Deze is 7 tot 10 jaar. Er is geen maximale termijn.

Worden de gegevens verkocht of …

  • Persoonsgegevens worden niet verkocht of gebruikt voor mailing doeleinden, ook niet voor z.g. non-commerciële doeleinden, goede doelen etc.
  • Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor doeleinden die in het verlengde liggen van een opdracht of van en rechtstreeks belang van een aangeslotene of site bezoeker.
  • ‘In het verlengde van’ wil zeggen laten vervaardigen of opsturen van documentatie, doen van een bestelling of verstrekken van informatie die voor het volgen van een cursus, opleiding of therapie belangrijk kan zijn.
  • Onze nieuwsbrieven zijn niet afgestemd op aan ons verstrekte persoonsgegevens en zijn gelijk voor elke lezer of aangeslotene in een register.
  • Uiteraard wordt er soms wel rekening gehouden met interesses maar daarbij wordt nadrukkelijk niet gekeken naar individuele persoonsgegevens.

Hoe bewaren wij de gegevens?

  • De gegevens worden beveiligd bijgehouden in een moderne database die niet ‘gehost’ is zoals dat heet op een van onze computers, maar elders – beschermd door login-codes en wachtwoorden.
  • De verbinding tussen onze computers en de database is beveiligd.
  • Ook elke back-up van de database is beveiligd.
  • Elke persoon binnen de stichting heeft alleen toegang tot dat deel van de gegevens die hij of zij nodig heeft.
  • Ook de formulieren op de websites die gevoelige informatie bevatten zijn beveiligd middels een https (secure) verbinding.
  • De gegevens worden niet uitgeprint op papier of anderszins toegankelijk bewaard tenzij als tijdelijke checklist bij bijvoorbeeld een gesprek tussen de aangeslotene en bestuur of raad, of als het verplicht is om die gegevens op papier te bewaren.

Wij verzamelen geen informatie over…

  • Politieke voorkeur
  • Seksuele voorkeur
  • Financiële situatie / salaris etc tenzij dit relevant zou zijn bij een financiële regeling en dergelijke
  • Samenlevingsvorm
  • Vermogen
  • Strafblad (uitgezonderd medewerkers)
  • Bank details (tenzij deze nodig zijn i.v.m. een terugstorting of het traceren van een betaling)
  • Ook berichten van bezoekers van de website aan geregistreerde beroepsbeoefenaars worden niet ingezien, bewaard of anderszins.

Informatie over Cookies*

(op deze website)

  • De stichting houdt geen gepersonaliseerde database bij met informatie van bezoekers.
  • Sommige plugins* lezen jouw browser voor gegevens zoals beeldscherm formaat, zodat de bezoeker de website op de juiste manier ziet op je computer, iPad of smartphone. Daarom kan je een website ook op een telefoon bekijken; dan past de website zich aan aan de mogelijkheden van jouw scherm. Deze gegevens bewaren wij niet.
  • Zoekmachines zoals Google en Bing plaatsen een cookie in de browser van elke bezoeker om bij te houden welke pagina’s van een site door ‘iemand’ bezocht zijn. Dat is niet terug te leiden tot een individu (anoniem).
  • Wij bewaren ook niet ‘wie wanneer’ akkoord is gegaan met de cookies via onze site; deze manier om de privacy van bezoekers te beschermen (IP adres, datum, welke pagina’s etc. wordt dan bewaard) tast wat ons betreft de privacy juist teveel aan. (een cookie op je eigen apparaat kan je verwijderen, de vermelding in een register van een bedrijf niet, wij houden dus niets bij!)
  • Er is getracht je zo min mogelijk te confronteren met een indringende pop-up of balk die keer-op-keer je toestemming vraagt. (alleen als je alle cookies verwijderd zal je wat vaker gevraagd worden om akkoord te gaan, dat vereist de wetgeving helaas)
  • Op de site verschijnt een balk waarin gevraagd wordt akkoord gegaan met het plaatsen van de cookie. De antwoorden waar je uit kunt kiezen zijn: O.K. en Nee. Bij ‘Nee’ plaatst google geen cookie in je browser. Daarnaast is er ook een link aanwezig die meer info geeft over onze cookies en privacy richtlijnen.

Extra informatie:

* Een plugin is een extra toevoeging die een functionaliteit toevoegt aan een website.

  • Een cookie is een heel klein bestandje met daarin meestal de naam van de website die je bezoekt, gegevens over jouw browser, data bezoek en wat technische details. Dit bestandje heeft zo-wie-zo een beperkte levensduur (wordt na uiterlijk een jaar automatisch verwijderd of op non-actief gezet) en bevat geen persoonlijke informatie.

Doorgeven van Persoonsgegevens

Als je niets onderneemt worden deze gegevens indien nodig doorgegeven

  • Gewone persoonsgegevens als naam, adres, telefoon en email worden doorgegeven aan bijvoorbeeld een leverancier van een behandeltafels als je een behandeltafel besteld hebt, of als we aanvullende informatie nodig hebben om je gegevens voor het register te verifiëren.
  • Je naam en email adres worden gebuikt om een gebruikersaccount te creëren op de website
  • Je naam zou terecht kunnen komen in onze administratie; de boekhouder moet bijhouden wie wat betaald heeft.
  • Gegevens over jou, het specifieke register en de gekozen betaalwijze kunnen worden doorgegeven aan een incassobureau of deurwaarder bij wanbetaling.

Als je wilt dat we helemaal niets doorgeven

  • Dan sturen we ook geen gegevens door naar een geïnteresseerde client of cursist en zouden we ook geen producten voor je kunnen bestellen indien gewenst.
  • Bij een bestelling of vergelijkbaar wordt dan contact met je opgenomen en wordt je verzocht om ons schriftelijk (email) toestemming te geven voor die ene keer vergezeld van een kopie van een geldig legitimatiebewijs (ID).
  • Als je wilt dat we niets doorgeven: stuur een email ons met daarin:
    – verzoek aan ons om zonder toestemming van jou per handeling niets door te geven aan andere (externe) partijen.
    – een kopie (scan) van een geldig ID (legitimatiebewijs).
    – het verzoek dient bij voorkeur te komen van hetzelfde email adres als wij van je hebben bewaard.
  • Hou er rekening meer dat er uitzonderingen zijn op het niet doorgeven, bijvoorbeeld bij wanbetaling; dan gaan er altijd gegevens van/over jou naar een incassobureau en/of deurwaarder
  • Je ontvangt van ons per email een bevestiging dat we een aantekening hebben gemaakt over het ‘niet doorgeven’.

Recht op inzage

  • Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens in te zien, een verzoek daartoe kan je indienen per email (zie onderaan).
  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).
  • In dat verzoek graag vermelden wat je precies wilt inzien:
  • Jouw record in onze database met jouw naam en adres gegevens
  • Notities in de database die we bijgehouden hebben (als die er zijn)
  • Overzicht van gevolgde / afgeronde opleidingen
  • Overzicht vermelding in registers
  • Overzicht van informatie die we eventueel gedeeld zouden hebben met anderen
  • Emails die we eventueel bewaard hebben
  • Aanmeldingsformulieren
  • Foto die we van je hebben (die heb je ons gestuurd of ge-upload naar de website)
  • Ontvangen betalingen voor door ons verstuurde nota’s
  • Account registers op de website
  • Vanaf welk IP adres de aanmeldingen of informatieaanvragen verzonden zijn

Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.

Recht op aanpassing

  • Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens te laten aanpassen.

In het verzoek graag vermelden wat je precies wilt laten aanpassen

  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).
  • In dat verzoek graag vermelden wat je precies wilt inzien:
  • Jouw record in onze database met jouw naam en adres gegevens
  • Notities in de database die we bijgehouden hebben (als die er zijn)
  • Overzicht van gevolgde / afgeronde opleidingen
  • Overzicht vermelding in registers
  • Overzicht van informatie die we eventueel gedeeld zouden hebben met anderen
  • Emails die we eventueel bewaard hebben
  • Aanmeldingsformulieren
  • Foto die we van je hebben (die heb je ons gestuurd of ge-upload naar de website)
  • Ontvangen betalingen voor door ons verstuurde nota’s
  • Account registers op de website
  • Vanaf welk IP adres de aanmeldingen of informatieaanvragen verzonden zijn

Beperkingen:

  • Voorwaarde is dat de gegevens die je laat aanpassen niet nodig zijn voor ons in jouw vermelding, nu en in de toekomst, in een van de registers
  • Voorwaarde is dat de gegevens die je laat aanpassen niet nodig zijn in verband met eventuele financiële verplichtingen. Het zou kunnen zijn dat je eerst lopen verplichtingen moet nakomen voordat de gegevens kunnen worden aangepast, omdat wij anders niet meer weten hoe en wat.

Verzoek indienen per email naar: zie onderaan (dus niet per papieren post)

  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).
  • Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.
  • De gewenste aanpassing (indien juridisch / praktisch mogelijk) volgt ook binnen uiterlijk 30 dagen na onze toezegging.

Recht op inzage verstrekking gegevens

Je kunt een verzoek indienen om inzage te krijgen aan wie jouw gegevens eventueel verstrekt / doorgegeven zijn. Alhoewel wij jouw gegevens nooit ‘zomaar’ doorgeven zijn er situaties denkbaar waarin dit noodzakelijk en wenselijk is:

  • je hebt een product of dienst bij ons besteld: wij geven de bestelling en jouw adresgegevens door aan de leverancier.
  • je volgt een bijscholing of vergelijkbaar via ons die wordt onderwezen door een externe leraar of extern instituut: zonder die gegevens zouden ze jou niet op de deelnemerslijst kunnen zetten en geen nota kunnen sturen.

Wat nooit aan een extern instituut of een leverancier wordt doorgegeven

  • Foto, tenzij voor een externe gegeven training of bijscholing of vergelijkbaar waarbij een foto nodig c.q. nodig is
  • Gegevens over fysieke gezondheid tenzij deze bij de aanmelding voor die specifieke dienst of product werden gevraagd
  • Gegevens over mentale gezondheid tenzij deze bij de aanmelding voor die specifieke dienst of product werden gevraagd
  • Gegevens over medicijngebruik tenzij deze bij de aanmelding voor die specifieke dienst of product werden gevraagd

In het verzoek graag vermelden wat je precies wilt weten

  • Aan wie de gegevens verstrekt zijn
  • Wanneer deze verstrekt zijn
  • Waarom deze verstrekt zijn (het nut)
  • Welke bijzondere persoonsgegevens verstrekt zijn

Verzoek indienen per email naar: zie onderaan (dus niet per papieren post)

  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).
  • Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.
  • Als het veel informatie betreft, is er soms 30 dagen extra nodig om alle informatieve verzamelen.

Recht op verwijdering (vergeten te worden)

Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens te laten verwijderen (je bent dan als het ware ‘vergeten’).
Een verzoek daartoe kan je indienen per email (zie onderaan). Na het verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).

In dat verzoek graag vermelden wat je precies wilt laten verwijderen

  • Jouw record in onze database met jouw naam en adres gegevens
  • Notities in de database die we bijgehouden hebben (als die er zijn)
  • Overzicht van gevolgde / afgeronde opleidingen
  • Overzicht vermelding in registers
  • Overzicht van informatie die we eventueel gedeeld zouden hebben met anderen
  • Emails die we eventueel bewaard hebben
  • Aanmeldingsformulieren
  • Foto die we van je hebben (die heb je ons gestuurd of ge-upload naar de website)
  • Ontvangen betalingen voor door ons verstuurde nota’s
  • Account registers op de website
  • Vanaf welk IP adres de aanmeldingen of informatieaanvragen verzonden zijn

Beperkingen:

  • Voorwaarde is dat de gegevens die je laat verwijderen niet nodig zijn voor ons in verband met vermelding in een register.
  • Voorwaarde is dat de gegevens die je laat verwijderen niet nodig zijn in verband met eventuele financiële verplichtingen of lopende klachten van een client of student. Het zou kunnen zijn dat je eerst lopen verplichtingen moet nakomen voordat de gegevens kunnen worden verwijderd, omdat wij anders niet meer weten hoe en wat.

Verzoek indienen per email naar: zie onderaan (dus niet per papieren post)

  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).
  • Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.
  • De gewenste verwijdering (indien juridisch / praktisch mogelijk) volgt ook binnen uiterlijk 30 dagen na onze toezegging.
  • Realiseer je wel dat wij daarna op geen enkele wijze meer kunnen assisteren in het aantonen dat je ooit aangesloten bent geweest, voor wat en wanneer.
  • Nota’s en betalingsoverzichten kunnen wij pas verwijderen nadat de fiscale bewaarplicht is verlopen.

Email adres – Privacy beleid van de stichting

  • info@reikiryoho.nl

Privacy beleid

  • Hiernaast vindt je de verschillende onderdelen van ons privacy beleid. Dit beleid wordt regelmatig aangepast c.q. uitgebreid, een en ander in overeenstemming met de wetgeving op dit gebied.
  • De laatste versie kan je altijd hier vinden.

Vragen

  • Bij vragen ben je welkom deze aan ons te stellen.

Correspondentie

  • info@reikiryoho.nl